海外の展示会に出展を決まったはいいものの、具体的に同プロジェクトを進めればいいかよく分からない・・・。
ここではそんなお悩みにお答えするべく、準備～本番までの流れをうフローにまとめてみました。
- 1. 出展計画の基本
- 出展の目的は何でしょうか。それは成果を出すことです。せっかく出展してもしっかり計画を立てないと、いかに製品やサービスが魅力的でも上手くPR出来ないという事になってしまいます。 ターゲットを設定し、出展規模、予算展示物、ブースのデザイン、PR戦略を考える必要があります。 来場者の傾向をしっかりと分析したうえで、出展コンセプトを作りましょう。
- 2. 出展物を選ぶ・予算を設定する
- 出展する商品・サービスを選択します。サービスの紹介の場合と、現物を展示する場合で展示方法は大きく異なります。 現物を見せたい場合は商品のサイズ、重量が展示方法を決めるファクターとなり、自ずと予算感も決まってきます。 狙う市場に適した仕様、現地の商習慣や生活様式、安全基準や知的財産権などを考慮する必要があるので、事前にクリアをしておきましょう。
- 3. 展示方法を決める
- 出展物が決まったら、どのように展示をするか考えましょう。展示方法の基本は2通り、 1.パッケージブースを使う 2.コマを確保し独自にブース作成 となります。 (詳細は 4.海外展示会の流れ -ブース施工編- 5. パッケージブースと独自ブース をご覧ください) 商談中心、アピール中心、セミナー型なのか、様々な提案方法がありますので、それらを考慮しブースをデザインしていきましょう。
- 4. 出展物の配送手配 現地スタッフの確保
- 大きさや重量、温度、湿度変化への負荷等を考慮し輸送方法を選びましょう。 展示会輸送に特化した専門業者、フォワーダーへの相談が最適です。 現地での通訳やスタッフが必要な場合、ただ語学が出来るだけではなく業界やビジネスの事がある程度わかっている人を選ぶことが重要です。想定問答集を作成し事前に打ち合わせをしておきましょう。
- 5. 映像、画像、展示パネル、カタログや配布物の用意
- 展示会で来場者に見てもらう映像、画像、パネル等があればその作成をしましょう。 データ作成後ブース施工業者に渡せば現地での手配を行ってくれます。展示方法などを含め業者と相談すればアドバイスをもらえます。 カタログ等の配布資料は英語版、もしくはその国の言語で用意した方が良いでしょう。 (詳しくはノウハウ 7.英語のカタログ？必須です を参照ください。)
- 6. 取引条件、価格表の設定
- FOB価格や発注ロット数、コンテナ搭載量等、貿易条件を含めた金額設定を答えられるよう準備をしておきましょう。 海上運賃、関税、国、別地域別原価や相手の要望にも対応できる様な資料を作成出来ればば心強いでしょう。
- 7. 事前のアポイントメントを取っておく
- ただ出展するだけはなく、チャンスを出来るだけ広めるために事前に見込み客にアプローチをかけておきましょう。 展示会によっては出展社、来場者の詳細情報が調べられます。マッチングシステムがある場合もあるので合わせて使いましょう。代理店のリストからコンタクトを取る、またJETROに紹介を依頼する事も有効です。
- 8. 出張手配、現地の確認
- 月前に予約を完了しても早過ぎるという事はありません。展示会場は街の外れにある事も多いので、現場へのアクセスも考慮してホテルの場所を決めましょう。 また地域や時期により気候が異なりますので、真冬のヨーロッパ及び北米と真夏の東南アジアエリアは注意が必要です。防寒対策、体温調整のしやすい服装が大切になってきます。 いい準備が出来たとしても体調が悪ければ台無しです。現地のスタッフやコーディネーターと相談すると良いでしょう。
